Så lyckas du med möten på distans för hållbart företagande

Anders Frankel | 7 oktober, 2019

Så lyckas du med möten på distans för hållbart företagande

Dela denna artikel

En personlig erfarenhet är att många möten i ett bolag sker av slentrian istället för ett reellt behov. Dessutom är de alltför ofta dåligt förberedda vilket gör dem ineffektiva och får deltagarna att tappa fokus. Ur ett miljöperspektiv är möten som kräver flygresor såklart negativa, men inte sällan är möten i sig (bortsett från restid) även ineffektiva avseende tidsåtgång och förmågan att fatta beslut.

Verksamheter som tänker till och effektiviserar sina möten har därför möjligheten att spara massor med tid från sin personal, spara resekostnader, kraftigt minska miljöeffekterna och få mer gjort. En central pusselbit för hållbart företagande.

Vi har därför här sammanställt några råd avseende hur så effektivt som möjligt håller möten på distans.

  1. Gör det 100% tydligt vem som är ansvarig mötet. Personen är förutom planering ansvarig för att underlaget når deltagarna i god tid före mötet -  minimum 2 arbetsdagar i förväg. Underlaget skall vara konkret, tydligt och lyfta fram vilka beslut som skall tas. Rimligtvis finns även en tidssatt agenda med för att säkerställa att tidsplanen hålls.

  2. Utse en person som för anteckningar och distribuerar dessa inom 48 timmar efter att mötet är avslutat.

  3. Se till så att mötet är beslutsfäigt - att den som skall ta beslut i den aktuella frågan är närvarande för att säkerställa att det blir ett tydligt och snabbt resultat av mötet.

  4. Håll deltagarlistan så komprimerad som möjligt. Fler deltagare ger sällan ett bättre resultat. Möten av informations-karaktär kan ofta ersättas av ett välskrivet utskick.

  5. Fundera på möjligheten att halvera den avsatta tiden ett visst möte. Vad händer om 60-minutersmötet ändras till ett stående 30-minutersmöte med väl förberett material? När Marissa Mayer var på Google brukade hon tillåta möten som var 5 eller 10 minuter långa med henne - då hann hon med mer, beslut kunde tas tidigare och möten blev mycket fokuserade.

  6. Distansmöten präglas inte sällan av tidstjuvar från struliga uppkopplingar och mikrofoner. Etablera samma teknikplattform för alla interna distansmöten och ha gärna permanenta installationer i mötesrum på kontoren. Om dessutom alla deltagare har en bra möjlighet att testa sin uppkoppling (brukar finnas inbyggt i de flesta system) minskar risken att strul stjäler tid. Se gärna till så att nya deltagare testar sin uppkoppling innan mötet startar.

  7. Klarar ni er utan ett möte? Kanske kan ni låta bli att boka mötet eller hoppa över ett möte som hålls av slentrian?

  8. Säkerställ att varje action från ett möte har en person som är ansvarig med ett tydligt datum för när punkten skall vara klar. Fokus är ju rimligen på vad som skall uppnås. På ett möte hos Apple kom det fram att man hade ett större problem i Kina. 10 minuter efter att ämnet avhandlats vände sig VDn Tim Cook till den som var ansvarig med frågan: Varför är du kvar i mötet - vi har ju ett problem i Kina?

  9. Om ni är klara före avsatt tid - avsluta mötet. Slösa inte bort den intjänade tiden på mindre viktiga saker.

Bolag som Google, Amazon och Apple är kända för att vilja hålla nere tid som läggs på möten och fokusera på att få saker gjort. De har flera intressanta varianter för sig:

Hos Amazon ställer grundaren Jeff Bezos ofta in en tom stol på mötet - där sitter den tänkta kunden.

Elon Musk undviker stora möten, återkommande möten och har kanske ett av de viktigaste råden: Om du inte tillför någonting i mötet - lämna det.

Och sist men inte minst: I många organisationer har man tydliga och ganska hårt hållna riktlinjer för vad varje person får köpa in. Kanske borde vi tänka på samma sätt när det gäller att spendera en av de dyrbaraste sakerna som ett bolag har - de anställdas tid. Det är både ekonomiskt och miljömässigt hållbart företagande.



Denna artikel ingår i vår artikelserie om hållbart företagande: