Så lyckas du med möten på distans för hållbart företagande

Anders Frankel11 oktober, 2019

En personlig erfarenhet är att många möten i ett bolag sker av slentrian istället för ett reellt behov. Dessutom är de alltför ofta dåligt förberedda vilket gör dem ineffektiva och får deltagarna att tappa fokus. Ur ett miljöperspektiv är möten som kräver flygresor såklart negativa, men inte sällan är möten i sig (bortsett från restid) även ineffektiva avseende tidsåtgång och förmågan att fatta beslut.

Verksamheter som tänker till och effektiviserar sina möten har därför möjligheten att spara massor med tid från sin personal, spara resekostnader, kraftigt minska miljöeffekterna och få mer gjort. En central pusselbit för hållbart företagande.

Vi har därför här sammanställt några råd avseende hur så effektivt som möjligt håller möten på distans.

  1. Gör det 100% tydligt vem som är ansvarig mötet. Personen är förutom planering ansvarig för att underlaget når deltagarna i god tid före mötet –  minimum 2 arbetsdagar i förväg. Underlaget skall vara konkret, tydligt och lyfta fram vilka beslut som skall tas. Rimligtvis finns även en tidssatt agenda med för att säkerställa att tidsplanen hålls.
  2. Utse en person som för anteckningar och distribuerar dessa inom 48 timmar efter att mötet är avslutat.
  3. Se till så att mötet är beslutsfäigt – att den som skall ta beslut i den aktuella frågan är närvarande för att säkerställa att det blir ett tydligt och snabbt resultat av mötet.
  4. Håll deltagarlistan så komprimerad som möjligt. Fler deltagare ger sällan ett bättre resultat. Möten av informations-karaktär kan ofta ersättas av ett välskrivet utskick.
  5. Fundera på möjligheten att halvera den avsatta tiden ett visst möte. Vad händer om 60-minutersmötet ändras till ett stående 30-minutersmöte med väl förberett material? När Marissa Mayer var på Google brukade hon tillåta möten som var 5 eller 10 minuter långa med henne – då hann hon med mer, beslut kunde tas tidigare och möten blev mycket fokuserade.
  6. Distansmöten präglas inte sällan av tidstjuvar från struliga uppkopplingar och mikrofoner. Etablera samma teknikplattform för alla interna distansmöten och ha gärna permanenta installationer i mötesrum på kontoren. Om dessutom alla deltagare har en bra möjlighet att testa sin uppkoppling (brukar finnas inbyggt i de flesta system) minskar risken att strul stjäler tid. Se gärna till så att nya deltagare testar sin uppkoppling innan mötet startar.
  7. Klarar ni er utan ett möte? Kanske kan ni låta bli att boka mötet eller hoppa över ett möte som hålls av slentrian?
  8. Säkerställ att varje action från ett möte har en person som är ansvarig med ett tydligt datum för när punkten skall vara klar. Fokus är ju rimligen på vad som skall uppnås. På ett möte hos Apple kom det fram att man hade ett större problem i Kina. 10 minuter efter att ämnet avhandlats vände sig VDn Tim Cook till den som var ansvarig med frågan: Varför är du kvar i mötet – vi har ju ett problem i Kina?
  9. Om ni är klara före avsatt tid – avsluta mötet. Slösa inte bort den intjänade tiden på mindre viktiga saker.

Bolag som Google, Amazon och Apple är kända för att vilja hålla nere tid som läggs på möten och fokusera på att få saker gjort. De har flera intressanta varianter för sig:

Hos Amazon ställer grundaren Jeff Bezos ofta in en tom stol på mötet – där sitter den tänkta kunden.

Elon Musk undviker stora möten, återkommande möten och har kanske ett av de viktigaste råden: Om du inte tillför någonting i mötet – lämna det.

Och sist men inte minst: I många organisationer har man tydliga och ganska hårt hållna riktlinjer för vad varje person får köpa in. Kanske borde vi tänka på samma sätt när det gäller att spendera en av de dyrbaraste sakerna som ett bolag har – de anställdas tid. Det är både ekonomiskt och miljömässigt hållbart företagande.

Lättare för konsumenterna att handla medvetet på Coop – lanserar hållbarhetsdeklarationer

Livsmedelskonsumentens totala påverkan ur ett hållbarhetsperspektiv, styrs i stor utsträckning av inköpsbeslut. Det har tidigare varit en utmaning för konsumenter att...

Task force for Climate Related Financial Disclosure (TCFD)

Position Greens Sustainability Advisor Sabina Nordén introducerar våra läsare till Task force for Climate Related Financial Disclosure (TCFD) och kommer med...

introduktion-till-effektiv-hallbarhetsrapportering-cover

Ladda ner guiden ”Introduktion till effektiv hållbarhetsrapportering”

Vi är glada över att kunna dela vår snabbguide inom hållbarhetsrapportering med dig. Syftet med denna första upplaga är att kunna hjälpa...

erik-huss

Intervju: Erik Huss, Husstainability

Vårt samhälle befinner sig just nu i en omfattande pandemi vars effekter vi i detta tidiga skede har svårt att sia...

AF Bostäder – 100% fossilbränslefria år 2020

Få ämnen engagerar så mycket idag som ämnet hållbarhet. I samarbete med Miljö & Utveckling publicerar Position Green en artikelserie med...

EUs nya taxonomi – detta behöver du veta

Taxonomi - detta måste du veta om du arbetar med hållbarhet eller investeringar

Hållbarhetsrapportering – vad innehåller en hållbarhetsredovisning?

Vad innehåller en hållbarhetsredovisning? För att hålla isär begreppen redan nu: Hållbarhetsrapportering avser den process där man samlar in och sammanställer...

Så kommer ni igång med effektiv hållbarhetsrapportering

Detta är en artikel från vår guide för är att hjälpa dig som är igång eller skall börja med hållbarhetsrapportering, för...

Maria Nila – en hållbar förflyttningsresa

Hårvårdsföretaget Maria Nila beslutade år 2012 för att förnya hela sitt koncept med fokus på vegansk hårvård med tydlig hållbarhetsprofil. Sedan...

El-effekt bör kosta skjortan för planetens skull

Energiområdet är ett väldigt komplext område och det har nog inte undgått någon att i synnerhet el-effektfrågan får ökad uppmärksamhet. Essensen...

Intervju: Ulrika Hasselgren, Global Head of Sustainability & Impact Investment på Danske Bank

Hur ser ett investerarperspektiv ut vad gäller bolags värdering, risker och utmaningar kopplat till hållbarhetsarbetet: går det att jämföra bolag åt...

Apsis hållbarhetsarbete – en resa mot noll nettoutsläpp

APSIS – en snabb resa mot Noll Nettoutsläpp Den digitala marknadsföringsplattformen APSIS har påbörjat en spännande resa som syftar till att...

GRI standarder översatta till svenska

GRI (Global reporting initiative) standarder översatta till svenska För att underlätta för användare av Position Green hjälper vi våra kunder med...

Exempel på verktyg som ersätter mallar vid hållbarhetsredovisning och hållbarhetsrapportering

Mallar eller verktyg för hållbarhetsrapportering och hållbarhetsredovisning?

Använda mallar eller verktyg för hållbarhetsrapportering och hållbarhetsredovisning? Så här tänker vi Arbete med hållbarhetsrapportering enligt GRI eller andra standarder är...

Intervju: Christian Jansson, grundare och VD för Godsinlösen AB

Med syftet att belysa hur verksamheter kan bidra till bättre hållbarhet pratar vi med representanter för olika branscher. Vissa frågeställningar är...

Nerladdninsgbar bok: Klimatinfo för alla

Ladda ner boken Klimatinfo för alla Vi är stolta över att kunna dela den användbara boken Klimatinfo för alla, med dig....

Intervju: Magnus Alfredsson, Grundare av Proethos

Ett enkelt och kraftfullt sätt att förbättra din klimatpåverkan är att se till att de pengar som man sparar används rätt...

Intervju: Daniel Nord, VD på arkitektfirman FOJAB

Med syftet att belysa hur verksamheter kan bidra till bättre hållbarhet pratar vi med representanter för olika branscher. Vissa frågeställningar är...

Risker med att inte arbeta hållbart

När vi diskuterar hållbarhetsarbete handlar det ofta om globala risker eller behovet att möta lagstiftning och regelverk. Dessa perspektiv är viktiga...

Är det nu hållbart företagande blir mainstream?

Det händer mycket inom hållbarhet just nu. För bara något år sedan verkade det som att hållbart företagande var en nisch...

Andrahandseffekterna av hållbart företagande

Ett perspektiv vid hållbara beslut är att dessa kan ha en stark andrahandseffekt – om än i en mer långsiktig form....

Så lyckas du med möten på distans för hållbart företagande

En personlig erfarenhet är att många möten i ett bolag sker av slentrian istället för ett reellt behov. Dessutom är de...

Investeringar och hållbart företagande

Min bakgrund är som entreprenör med två lyckade bolag inom IT-branschen. En sak som hjälpt mig hitta rätt är att förstå...

Hållbart företagande – så intresserar och behåller du rätt personal

Tre företeelser berättades ungefär samtidigt för mig hösten 2018: Det stora arkitektkontoret som skulle på utbildningsresa, men där en en tredjedel...

Hållbarhetslagen 2016 – krav på hållbarhetsrapportering

Nya Hållbarhetslagen gäller från den 1 december 2016 Vad? Den nya lagen om obligatorisk hållbarhetsredovisning träder i kraft den 1 december...

Vill du veta mer?

Få en demo av hur Position Green kan hjälpa er med mätbart, effektivt hållbarhetsarbete och hållbarhetsrapportering.

Genom att fylla i detta formulär godkänner du att din information hanteras enligt vår integritetspolicy.

Field will be auto populated with name of the page the form is located on.